با پیشرفت تکنولوژی و نیز افزایش تعداد پرسنل در سازمانها و ادارات و احساس نیاز به برقراری نظم و کنترل ورود و خروج پرسنل ضرورت استفاده از این سیستم ها آشکار گردید و هم اکنون بسیاری از شرکتها و صنایع نیز جهت ثبت تردد پرسنل و ایجاد نظم و کارایی بیشتر سازمان خود از این دستگاهها استفاده نموده و ضمن جلوگیری از ضرر و زیان های ناشی از تأخیر پرسنل ، دقت و سرعت در محاسبات حقوق و دستمزد را نیز افزایش داده اند .
در اين سيستم اكثر كارها به صورت خودكار توسط كامپيوتر انجام مي شود . در نتيجه امكان بروز خطا به ميزان زيادي كاهش يافته و سرعت عمل نير بالا مي رود .
شرح سيستم :
سیستم حضور و غیاب این امکان را برای مدیران فراهم می کند که در هر زمان با دسترسی به اطلاعات ورود و خروج افراد در بخشهای مختلف سازمان از حضور پرسنل و همچنین چگونگی رفت و آمد ایشان اطلاع حاصل نمایند .
این سیستم با توجه به دارا بودن قابلیت محاسبه مرخصی و ماموریت پرسنل بر اساس شیفتهای مختلف کاری از محاسبات دستی جلوگیری کرده و این توانایی را دارد که علاوه بر ارائه میزان کسر کار ، غیبت ، تاخیر ، اضافه کار و مرخصی ، با انواع سیستم های حقوق و دستمزد نیز مرتبط گردد .
در سيستم حضور و غياب ، ساعات كاري پرسنل اعم از ساعتي و استخدامي به صورت فايل ساعت يا كاركرد ماهانه به سيستم وارد مي شود . كليه محاسبات و پردازشها توسط كامپيوتر انجام شد ه و نتايج در قالب گزارشاتي گويا به كاربر ارائه مي شود .
این دستگاه های حضور و غیاب در انواع مختلفی به بازار ارائه میگردد که با توجه به نوع فعالیت کاری سازمانها و ادارات ، تعداد پرسنل و مقدار بودجه در نظر گرفته شده ، انتخاب میگردد که انواع آن عبارتند از :
دستگاه حضور و غیاب بارکدی :این دستگاه ساده ترین مدل از دستگاههای حضور و غیاب می باشد وجهت مراکزی که تعداد پرسنل کمی دارند مورد استفاده قرار می گیرد. در این دستگاه، حضور و غیاب توسط یک عدد کارت بارکدی ثبت می گردد .
دستگاه حضور و غیاب بدون تماس :نحوه عملکرد این دستگاه به اینصورت است که کارت بدون تماس به فاصله 5 سانتی متری دستگاه قرار می گیرد و نیازی به کشیدن کارت در محفظه کارتخوان نیست .
دستگاه حضور و غیاب مایفر :عملکرد این دستگاه همانند دستگاه بدون تماس میباشد با این تفاوت که کارتهای این نوع دستگاه ها از نوع هوشمند حافظه دار می باشد .
دستگاه حضور و غیاب دوربین دار :این دستگاه همانند دستگاه بارکدی می باشد با این تفاوت که یک عدد دوربین داخلی بسیار ریز در صفحه نمایش آن کار گذاشته شده که از پرسنل در زمان زدن کارت عکس گرفته تا از تخلفات احتمالی پرسنلی که به جای یکدیگر کارت می زنند جلوگیری بعمل آید .
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی : این دستگاه دارای سه عملکرد کارتی بارکدی ، اثر انگشتی ، کارت و اثر انگشت توام می باشد . این سیستم دارای یک عدد سنسور اثر انگشت نوری ضد خش و ضد تقلب می باشد که برای هر شخص شماره کارت توسط اثر انگشت آن فرد به دستگاه معرفی می گردد و از تخلفات احتمالی جلوگیری می کند . این سیستم جهت مراکزی که دارای تعداد پرسنل بالایی دارند و کنترل به وسیله عکس کار مشکلی می باشد کاربرد بسیاری دارد .
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی دوربین دار :این دستگاه تلفیقی از دستگاه اثر انگشتی و دوربین دار می باشد و برای مراکزی که حضور و غیاب پرسنل از اهمیت بالایی برخوردار است مورد استفاده قرار می گیرد .
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره : در این دستگاه شناسایی افراد بر اساس الگوریتم های تشخیص چهره انجام می گیرد .
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و اثر انگشت : در این دستگاه شناسایی افراد بر اساس الگوریتم های تشخیص چهره و اثر انگشت انجام می گیرد .